Na ten temat powstało setki artykułów w sieci oraz książek. Liczne wskazówki oraz zalecenia mogą spowodować mętlik w głowie. Efektywność definiujemy przede wszystkim w kontekście czasu oraz energii poświęconej na osiągnięcie rezultatu.

A zatem, spróbujmy znaleźć odpowiedź na podstawie doświadczeń. Zabawmy się w serię pytań, odpowiedzi na nie pozwolą ustalić czy jesteś efektywny. Przy każdym punkcie daj ocenę od 0 do 1, gdzie 0 oznacza „nie robię tego, nie mam tego zapewnionego” natomiast 1 oznacza „robię/mam”.

Po pierwsze: HIGIENA PRACY. Kilka czynników za nią odpowiada, wymienimy poniżej te – naszym zdaniem – kluczowe.

• piję dużo wody, 5-7 szklanek dziennie
• pracuję w pomieszczeniu, które jest dobrze wentylowane
• jem wartościowe dla mózgu przekąski, które zawierają cukier prosty (np. owoce, pełnoziarniste niesłodzone wypieki)
• mam ciszę, nic mnie nie rozprasza
• mogę się odizolować od innych ludzi
• mam swoje miejsce i wygodne krzesło
• robię regularne przerwy

maksimum: 7 punktów
minimum: 0 punktów

Po drugie: CEL. Simon Sinek, mówca motywacyjny i autor poczytnych książek biznesowych zachęca, aby zawsze jako pierwsze zadawać pytanie DLACZEGO? Tym samym, w pierwszej kolejności interesują nas motywy, powody oraz inspirują cele.

• zawsze ustalam cel pracy
• zapisuję ten cel
• jeśli pracuję z innymi ustalamy, czy wszyscy rozumieją cel i się z nim zgadzają
• stosuję metody opisu celu np. SMART (S – sprecyzowany, M – mierzalny, A – ambitny, R – realistyczny, T – trzyma się w czasie)

maksimum: 4 punkty
minimum: 0 punktów

Po trzecie: AGENDA/PLAN. Jeśli mamy już cel, warto zadbać o agendę spotkania. Powinna uwzględniać CO, KTO i KIEDY robi.

• robię agendę na każde spotkanie
• robię plan pracy własnej na dzień, tydzień itp.
• ustalam główne punkty, zadania
• regularnie oceniam agendę/plan aby sprawdzić jak idzie
• mam system zapisu agendy/planu np. widoczny dla wszystkich flipchart, notatka
  w sieci lub wysłana mailem

maksimum: 5 punktów
minimum: 0 punktów

Po czwarte: POMIAR i OCENA. Wiele osób nie analizuje swoich działań. To duża strata. Jeśli mówimy o wzroście efektywności to powinniśmy jakoś ten wzrost mierzyć. Inaczej to tylko subiektywne i często mylne odczucie. Bez systemu pomiaru mamy tendencje do zniekształcania obrazu. Na przykład zapytaj siebie jak często robisz przerwy? Ile czasu efektywnie poświęcasz zadaniu?

• mam ustalone obszary do oceny – np. ile czasu zajmują mi kluczowe zadania, kończenie zadań, domykanie tematów
• mam sposób oceny, np. system punktów, opis kryteriów
• konsekwentnie mierzę ile czasu zajęły mi zadania i wpisuję w jedno miejsce – notatnik, tabelę, aplikację

maksimum: 3 punkty
minimum: 0 punktów

Po piąte: ROZWÓJ i ULEPSZENIA. Wiemy ile czasu zajmują konkretne zadania oraz co z tego wynika. Warto teraz zaplanować zmianę tego, co mogłoby się odbywać lepiej.

• jeśli widzę braki zawsze wdrażam plan poprawy – np. wprowadzam przerwy, zmieniam miejsce pracy, wprowadzam system zapisu zadań
• pytam innych o opinię
• uczę się od innych
• biorę udział w szkoleniach i warsztatach
• szukam wiedzy w materiałach – książki, Internet
• testuję nowe sposoby, eksperymentuję

maksimum: 6 punktów
minimum: 0 punktów

A teraz dodaj wszystkie uzyskane punkty:

Życzymy powodzenia,
Zespół Face2Face Smart Office by Ahead Group

Artykuł: Smart Office
Foto: Freepik