Według badań ponad 70 proc spotkań to tak zwane „bla, bla meetings”. Przegadane, nudne, za długie, niepotrzebne. Ludzie marnują na nich czas i energię.
Co zatem jest potrzebne, aby spotkanie się udało?
Po pierwsze: cel. Po co się spotykamy? Co mamy osiągnąć? Jak to zmierzymy?
Po drugie: kto ma brać udział? Tylko osoby zainteresowane, które skorzystają na udziale, bez osób, którym się to „może przydać”.
Po trzecie: jakie zasady obwiązują? Jaki jest przewidziany czas, jakie długie wypowiedzi, czy robimy podsumowanie.
Po czwarte: agenda. Główne punkty, treść spotkania. Bez zbędnych opisów, najważniejsze treści.
Po piąte: odpowiednie miejsce. Czy jest ciche, z dostępem do światła dziennego? Czy ma dobrą wentylację i dostęp do świeżego powietrza? Czy są wygodne meble i potrzebne sprzęty?
Po szóste: komfort spotkania. Czy jest dostępna woda i inne napoje? Czy są zdrowe oraz smaczne przekąski? Czy można odpocząć na uboczu? Wyjść na świeże powietrze, na teren zielony? Czy można się odświeżyć przed spotkaniem, wziąć prysznic, wyprasować bluzkę lub koszulę?
Po siódme: czy mogą być spełnione potrzeby osób niepełnosprawnych?
Jeśli większość tych wymogów jest spełniona, gratulujemy! Można często i z powodzeniem organizować spotkania!
Artykuł: Smart Office
Foto: Freepik