Regulamin

Regulamin

REGULAMIN SERWISU
“Face2Face SMART OFFICE”

§1

  1. W niniejszym Regulaminie Serwisu Face2Face SMART OFFICE, zwanym dalej „Regulaminem”, pod poniższymi pojęciami należy rozmieć:
    • „AHEAD GROUP” – Ahead Group Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Narutowicza 126A, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000637421, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS, NIP 7252151305, REGON 365408920; kapitał zakładowy 5 000 zł; e-mail: info@aheadgroup.com.pl, tel. +48 725 221 221; Adres do korespondencji: ul. Narutowicza 126a, 90-145 Łódź;
    • „Serwis” – serwis internetowy znajdujący się na stronie internetowej https://smartoffice.com.pl/ oraz jej podstronach,
    • „Przedsiębiorca” – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą, która zawiera z AHEAD GROUP umowę o świadczenie usług; pojęcie to oznacza również osobę, która jest w trakcie dokonywania rezerwacji;
    • „PB jednoosobowy” – osobę fizyczna zawierająca w ramach Serwisu z AHEAD GROUP umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego.
  2. Regulamin określa zasady:
    • świadczenia usług wirtualnego biura pod nazwą marketingową Face2Face SMART OFFICE (dalej „Wirtualne biuro”), w tym świadczenia usług drogą elektroniczną polegających na umożliwieniu dokonania i opłacenia rezerwacji za pośrednictwem Serwisu przy wykorzystaniu systemów płatności elektronicznej;
    • świadczenia usług udostępnienia adresu wirtualnego biura jako adresu siedziby Przedsiębiorcy;
    • świadczenia usług odbioru Korespondencji adresowanej do Przedsiębiorcy;
    • świadczenia usług skanowania i kopiowania dokumentów Przedsiębiorcy oraz wydruku dokumentów przekazanych drogą poczty elektronicznej.
  3. W ramach Wirtualnego biura dostępne są następujące usługi:
    • udostępnienie (wynajem) adresu lokalu przy Narutowicza 126A lokal A w Łodzi (90-145), jako adresu siedziby Przedsiębiorcy;
    • oznaczenie firmy Przedsiębiorcy;
    • odbiór i przechowywanie nieotwartej korespondencji Przedsiębiorcy;
    • przekazywanie korespondencji Przedsiębiorcy na adres wskazany w umowie (usługi wskazane w pkt 1-4 wchodzą w skład pakietowej usługi Smart Office i nie są dostępne pojedynczo);
    • skanowanie dokumentów i przesłanie na wskazany adres e-mail;
    • wydruk dokumentów przesłanych faksem lub pocztą elektroniczną;
    • kopiowanie dokumentów;
    • wynajem sal spotkań.
  4. Usługi określone w pkt 3 ppkt 1-4 świadczone są na podstawie umowy z Przedsiębiorcą, określającej zakres świadczonych usług i wynagrodzenie AHEAD GROUP. Wynagrodzenie za usługi określone w ust. 3 pkt 5-8 płatne są z góry.
  5. Zawarcie umowy następuje po przedłożeniu dokumentu potwierdzającego posiadanie numeru identyfikacji podatkowej oraz numeru REGON, w szczególności informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z Krajowego Rejestru Sądowego bądź wydruku z CEIDG.
  6. Zasady korzystania z powierzchni wynajmowanych:
    • pierwsza godzina korzystania obejmuje efektywnie 50 minut (pierwsze 10 minut jest przeznaczone na sprzątanie, dezynfekcję i przygotowanie sali)
    • rezerwacja sal odbywa się w systemie półgodzinnym, np. 8:00-9:00 lub 8:30-9:30
    • przedłużenie czasu korzystania jest możliwe w sytuacji dostępności sali – opłata za przedłużony czas obejmuje każdą dodatkową rozpoczętą godzinę spotkania
  7. Usługa wynajmu lockera jest dostępna łącznie z usługą pakietową “Smart Office” lub „Smart Office+”.
  8. Hot desk open space (strefa ogólna wyposażona w hot deski) jest strefą ciszy i nie mogą się w niej odbywać spotkania biznesowe.
  9. Szczegółowy cennik usług dostępny jest na stronie internetowej smartoffice.com.pl.

 

§2

  1. Do korzystania z Serwisu nie jest konieczne spełnienie szczególnych warunków technicznych przez komputer lub inne urządzenie Przedsiębiorcy. Wystarczający jest: dostęp do Internetu, posiadanie adresu e-mail oraz standardowy system operacyjny i przeglądarka internetowa.
  2. Do prawidłowego korzystania z Serwisu wymagane jest włączenie obsługi plików cookies w przeglądarce internetowej. Pliki cookies służą bowiem do utrzymania sesji podczas procesu realizacji płatności za pośrednictwem serwisów płatności elektronicznej. Szczegółowe informacje o plikach cookies zawarte są w Polityce prywatności.

§3

  1. Korzystanie z usług wskazanych w § 1 ust. 3 pkt 8 wymaga dokonania wcześniejszej rezerwacji za pośrednictwem Serwisu.
  2. W celu dokonania rezerwacji Przedsiębiorca w pierwszym kroku powinien wybrać usługę oferowaną w Serwisie i kliknąć znajdujący się przy niej przycisk „Dodaj rezerwację”.
  3. Po wyborze okresu świadczenia usługi, Przedsiębiorca wypełnia formularz, w którym podaje liczbę osób, imię, nazwisko, dane kontaktowe oraz dane adresowe. Przedsiębiorca z chwilą kliknięcia przycisku „Rezerwuj” składa AHEAD GROUP ofertę zawarcia umowy. Następnie AHEAD GROUP wysyła wiadomość e-mail z potwierdzeniem przyjęcia oferty Przedsiębiorcy. Z chwilą otrzymania przez Przedsiębiorcę od AHEAD GROUP wiadomości e-mail z informacją o przyjęciu oferty Przedsiębiorcy, dochodzi do zawarcia umowy o świadczenie usługi.
  4. Prośby o zmiany w dokonanej rezerwacji możliwe są winny być kierowane na adres info@aheadgroup.com.pl.
  5. W razie braku płatności w terminie 2 dni od dnia dokonania rezerwacji, AHEAD GROUP ma prawo do rozwiązania do umowy o wynajem sali spotkań.

§4

  1. Dostępne są następujące sposoby płatności: system płatności elektronicznej lub przelew tradycyjny.
  2. W przypadku dokonywania zapłaty za pośrednictwem systemu płatności elektronicznej, o którym mowa w ust. 1, nastąpi przekierowanie do wybranej platformy płatności. Warunki świadczenia usług za pośrednictwem systemów płatności elektronicznej określają odrębne regulaminy dostępne na stronach dostawców.

§5

Przedsiębiorca wyraża zgodę na stosowanie przez Usługodawcę w rozliczeniach faktur elektronicznych w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

§6

  1. Jeżeli Przedsiębiorcą jest PB jednoosobowy, wówczas przysługuje mu prawo odstąpienia od umowy zawartej z AHEAD GROUP, bez podania przyczyn, w terminie 14 dni od dnia, w którym zawarł umowę z AHEAD GROUP.
  2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia od umowy, Przedsiębiorca powinien poinformować AHEAD GROUP o swojej decyzji o odstąpieniu od umowy w drodze jednoznacznego oświadczenia (na przykład złożonego na piśmie przesłanym pocztą lub pocztą elektroniczną na adres info@aheadgroup.com.pl).
  3. Przedsiębiorca może skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia od umowy, udostępnianego przez AHEAD GROUP, jednak nie jest to obowiązkowe.
  4. Aby zachować termin do odstąpienia od umowy, wystarczy, aby Przedsiębiorca wysłał informację dotyczącą wykonania przysługującego mu prawa odstąpienia od umowy przed upływem tego terminu.
  5. W przypadku odstąpienia od umowy AHEAD GROUP zwraca Przedsiębiorcy wszystkie otrzymane od niego płatności niezwłocznie, a w każdym przypadku nie później niż 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia Przedsiębiorcy o odstąpieniu od umowy. AHEAD GROUP dokona zwrotu płatności przy użyciu takich samych sposobów płatności, jakie zostały użyte przez Przedsiębiorcę w pierwotnej transakcji, chyba że Przedsiębiorca wyraźnie zgodził się na inne rozwiązanie i nie wiąże się ono z powstaniem dodatkowych kosztów.
  6. Prawo odstąpienia nie przysługuje PB jednoosobowemu w odniesieniu do umowy o świadczenie usług, jeżeli AHEAD GROUP wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą PB Jednoosobowego, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy.
  7. Jeżeli oświadczenie o odstąpieniu od umowy jest złożone po rozpoczęciu wykonywania usługi przed upływem terminu na odstąpienie od umowy, PB jednoosobowy jest zobligowany do uiszczenia zapłaty za świadczenia spełnione do chwili złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy.
  8. Postanowienia niniejszego paragrafu nie znajdują zastosowania do Przedsiębiorców, którym nie przysługuje status PB Jednoosobowego.

 

§7

  1. Usługa udostępnienia adresu wirtualnego biura jako adresu siedziby Przedsiębiorcy, świadczona jest na rzecz Przedsiębiorców, prowadzących działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji
    o Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego.
  2. Usługa, o której mowa w ust. 1, może być świadczona również spółkom handlowym w organizacji, spółkom handlowym w przypadku, gdy posiadają inny adres zakładu głównego.
  3. Adres wirtualnego biura nie może służyć jako adres przechowywania ksiąg podatkowych Przedsiębiorcy.
  4. Zawarcie umowy na świadczenie usługi upoważnia AHEAD GROUP do przekazywania innym upoważnionym podmiotom posiadanych informacji o Przedsiębiorcy.
  5. W przypadku korzystania z adresu wirtualnego biura do celów określonych w ust. 1 po ustaniu obowiązywania Umowy,
    o której mowa w §1 ust. 4, AHEAD GROUP niezwłocznie po powzięciu informacji o tym fakcie powiadomi właściwy organ rejestrowy o bezprawnym posługiwaniu się adresem przez Przedsiębiorcę.

§8

  1. Korespondencja adresowana do Przedsiębiorcy może być odbierana przez Przedsiębiorcę lub osobę działającą w jego imieniu albo przez pracownika-przedstawiciela AHEAD GROUP w ramach usługi biura wirtualnego.
  2. Odbiór korespondencji będzie odbywał się w każdy dzień powszedni.
  3. AHEAD GROUP będzie informował najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych o odbiorze korespondencji poprzez pocztę elektroniczną na adres podany w umowie.
  4. AHEAD GROUP nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie korespondencji Przedsiębiorcy.
  5. Odebrana korespondencja jest przechowywana przez okres jednego miesiąca lub przesyłana zleceniodawcy w ramach odrębnej usługi.
  6. W przypadku upływu terminu przechowywania korespondencji, AHEAD GROUP przekaże korespondencję Przedsiębiorcy
    na adres wskazany w umowie na jego koszt.
  7. Odbiór przesyłek płatnych jest możliwy wyłącznie po przekazaniu AHEAD GROUP środków finansowych pozwalających
    na pokrycie kosztów odbioru.
  8. AHEAD GROUP nie będzie przyjmować jakichkolwiek przedmiotów o wadze przekraczającej 5 kg ani też przedmiotów zawierających jakiekolwiek materiały niebezpieczne, żywe lub ulegające rozkładowi, a także ma prawo według własnej decyzji zwracać nieodebrane przedmioty lub odmówić przyjęcia dowolnej ilości przedmiotów uznanych za nieracjonalne lub bezprawne.
  9. Dostęp do najmowanej przez Przedsiębiorcę powierzchni biurowej możliwy jest w godzinach od 8:00 do 20:00, po wcześniejszej rezerwacji; chyba że ustalono inaczej z Przedstawicielem AHEAD GROUP.

§9

  1. Korespondencja odbierana przez AHEAD GROUP na zasadach określonych w 8, może być przesyłana na adres wskazany przez Przedsiębiorcę na jego koszt (przesyłka za pobraniem).
  2. Przesyłanie korespondencji może następować w terminie określonym w umowie.
  3. Przedsiębiorca może upoważnić AHEAD GROUP do otwierania korespondencji i przesyłania kopii pocztą elektroniczną.
  4. AHEAD GROUP może odmówić skanowania i przesyłania publikacji, czasopism, katalogów reklamowych oraz materiałów wielkoformatowych.

§10

AHEAD GROUP świadczy usługi skanowania i kopiowania dokumentów zleceniodawcy oraz wydruku dokumentów przekazanych drogą poczty elektronicznej.

§11

  1. Reklamacje dotyczące świadczenia usług, w tym świadczenia usług drogą elektroniczną przez AHEAD GROUP można składać pisemnie na adres AHEAD GROUP podany w postanowieniu § 1 pkt. 1 lit. a lub mailowo na następujący adres e-mail: info@aheadgroup.com.pl.
  2. W reklamacji należy podać: dane kontaktowe Przedsiębiorcy umożliwiające udzielenie odpowiedzi na złożoną reklamację oraz opis zdarzenia będącego podstawą reklamacji.
  3. AHEAD GROUP ustosunkuje się do reklamacji w terminie 14 dni od daty ich otrzymania.

§12

  1. Przedsiębiorca gwarantuje, że nie będzie korzystać z żadnych praw nabytych na mocy niniejszej Umowy w jakichkolwiek nieprzyzwoitych, bezprawnych lub obraźliwych celach oraz że w żaden sposób nie narazi na szwank reputacji AHEAD GROUP. Przedsiębiorca w żaden sposób nie wykorzysta lub nie uwzględni nazwy AHEAD GROUP w całości ani w części, w jakichkolwiek celach handlowych. AHEAD GROUP zastrzega sobie prawo do współpracy z wszelkimi oficjalnymi organami państwowymi w przypadku, gdy współpraca taka wymagana jest przepisami prawa.
  2. W trakcie korzystania z Serwisu oraz korespondencji z AHEAD GROUP zakazane jest podawanie treści o charakterze bezprawnym.

§13

  1. AHEAD GROUP ma prawo do jednostronnej zmiany Regulaminu na zasadach określonych w postanowieniach niniejszego paragrafu, w przypadku wystąpienia jednej z następujących przyczyn:
    • wprowadzenia przez AHEAD GROUP nowych usług, związanych z Serwisem,
    • zmiany przepisów prawa, które powodują konieczność dostosowania do nich postanowień Regulaminu, jak w szczególności zmiany przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ochronie danych osobowych, w przypadku wystąpienia tej przyczyny Regulamin może być zmieniony w zakresie niezbędnym do dostosowania jego treści do nowych wymogów prawnych.
  2. W przypadku wystąpienia jednej z powyższych przyczyn, AHEAD GROUP poinformuje za pośrednictwem Serwisu o nowej treści Regulaminu na co najmniej 14 dni przed dniem wejścia w życie planowanych zmian.

§14

  1. Załącznikiem do Regulaminu jest cennik usług Wirtualnego biura.
  2. Sądem właściwym dla rozpoznawania sporów objętych Regulaminem jest Sąd właściwy dla siedziby AHEAD GROUP, z wyłączeniem sporów z PB jednoosobowym, gdzie zastosowanie znajdą ogólnie obowiązujące przepisy prawa dotyczące właściwości sądów.
  3. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej smartoffice.com.pl.
  4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2021-09-01