Regulamin
REGULAMIN SERWISU
“Face2Face SMART OFFICE”
§1
- W niniejszym Regulaminie Serwisu Face2Face SMART OFFICE, zwanym dalej „Regulaminem”, pod poniższymi pojęciami należy rozmieć:
- „AHEAD GROUP” – Ahead Group Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Narutowicza 126A, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000637421, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS, NIP 7252151305, REGON 365408920; kapitał zakładowy 5 000 zł; e-mail: info@aheadgroup.com.pl, tel. +48 725 221 221; Adres do korespondencji: ul. Narutowicza 126a, 90-145 Łódź;
- „Serwis” – serwis internetowy znajdujący się na stronie internetowej https://smartoffice.com.pl/ oraz jej podstronach,
- „Przedsiębiorca” – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą, która zawiera z AHEAD GROUP umowę o świadczenie usług; pojęcie to oznacza również osobę, która jest w trakcie dokonywania rezerwacji;
- „PB jednoosobowy” – osobę fizyczna zawierająca w ramach Serwisu z AHEAD GROUP umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego.
- Regulamin określa zasady:
- świadczenia usług wirtualnego biura pod nazwą marketingową Face2Face SMART OFFICE (dalej „Wirtualne biuro”), w tym świadczenia usług drogą elektroniczną polegających na umożliwieniu dokonania i opłacenia rezerwacji za pośrednictwem Serwisu przy wykorzystaniu systemów płatności elektronicznej;
- świadczenia usług udostępnienia adresu wirtualnego biura jako adresu siedziby Przedsiębiorcy;
- świadczenia usług odbioru Korespondencji adresowanej do Przedsiębiorcy;
- świadczenia usług skanowania i kopiowania dokumentów Przedsiębiorcy oraz wydruku dokumentów przekazanych drogą poczty elektronicznej.
- W ramach Wirtualnego biura dostępne są następujące usługi:
- udostępnienie (wynajem) adresu lokalu przy Narutowicza 126A lokal A w Łodzi (90-145), jako adresu siedziby Przedsiębiorcy;
- oznaczenie firmy Przedsiębiorcy;
- odbiór i przechowywanie nieotwartej korespondencji Przedsiębiorcy;
- przekazywanie korespondencji Przedsiębiorcy na adres wskazany w umowie (usługi wskazane w pkt 1-4 wchodzą w skład pakietowej usługi Smart Office i nie są dostępne pojedynczo);
- skanowanie dokumentów i przesłanie na wskazany adres e-mail;
- wydruk dokumentów przesłanych faksem lub pocztą elektroniczną;
- kopiowanie dokumentów;
- wynajem sal spotkań.
- Usługi określone w pkt 3 ppkt 1-4 świadczone są na podstawie umowy z Przedsiębiorcą, określającej zakres świadczonych usług i wynagrodzenie AHEAD GROUP. Wynagrodzenie za usługi określone w ust. 3 pkt 5-8 płatne są z góry.
- Zawarcie umowy następuje po przedłożeniu dokumentu potwierdzającego posiadanie numeru identyfikacji podatkowej oraz numeru REGON, w szczególności informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z Krajowego Rejestru Sądowego bądź wydruku z CEIDG.
- Zasady korzystania z powierzchni wynajmowanych:
- pierwsza godzina korzystania obejmuje efektywnie 50 minut (pierwsze 10 minut jest przeznaczone na sprzątanie, dezynfekcję i przygotowanie sali)
- rezerwacja sal odbywa się w systemie półgodzinnym, np. 8:00-9:00 lub 8:30-9:30
- przedłużenie czasu korzystania jest możliwe w sytuacji dostępności sali – opłata za przedłużony czas obejmuje każdą dodatkową rozpoczętą godzinę spotkania
- Usługa wynajmu lockera jest dostępna łącznie z usługą pakietową “Smart Office” lub „Smart Office+”.
- Hot desk open space (strefa ogólna wyposażona w hot deski) jest strefą ciszy i nie mogą się w niej odbywać spotkania biznesowe.
- Szczegółowy cennik usług dostępny jest na stronie internetowej smartoffice.com.pl.
§2
- Do korzystania z Serwisu nie jest konieczne spełnienie szczególnych warunków technicznych przez komputer lub inne urządzenie Przedsiębiorcy. Wystarczający jest: dostęp do Internetu, posiadanie adresu e-mail oraz standardowy system operacyjny i przeglądarka internetowa.
- Do prawidłowego korzystania z Serwisu wymagane jest włączenie obsługi plików cookies w przeglądarce internetowej. Pliki cookies służą bowiem do utrzymania sesji podczas procesu realizacji płatności za pośrednictwem serwisów płatności elektronicznej. Szczegółowe informacje o plikach cookies zawarte są w Polityce prywatności.
§3
- Korzystanie z usług wskazanych w § 1 ust. 3 pkt 8 wymaga dokonania wcześniejszej rezerwacji za pośrednictwem Serwisu.
- W celu dokonania rezerwacji Przedsiębiorca w pierwszym kroku powinien wybrać usługę oferowaną w Serwisie i kliknąć znajdujący się przy niej przycisk „Dodaj rezerwację”.
- Po wyborze okresu świadczenia usługi, Przedsiębiorca wypełnia formularz, w którym podaje liczbę osób, imię, nazwisko, dane kontaktowe oraz dane adresowe. Przedsiębiorca z chwilą kliknięcia przycisku „Rezerwuj” składa AHEAD GROUP ofertę zawarcia umowy. Następnie AHEAD GROUP wysyła wiadomość e-mail z potwierdzeniem przyjęcia oferty Przedsiębiorcy. Z chwilą otrzymania przez Przedsiębiorcę od AHEAD GROUP wiadomości e-mail z informacją o przyjęciu oferty Przedsiębiorcy, dochodzi do zawarcia umowy o świadczenie usługi.
- Prośby o zmiany w dokonanej rezerwacji możliwe są winny być kierowane na adres info@aheadgroup.com.pl.
- W razie braku płatności w terminie 2 dni od dnia dokonania rezerwacji, AHEAD GROUP ma prawo do rozwiązania do umowy o wynajem sali spotkań.
§4
- Dostępne są następujące sposoby płatności: system płatności elektronicznej lub przelew tradycyjny.
- W przypadku dokonywania zapłaty za pośrednictwem systemu płatności elektronicznej, o którym mowa w ust. 1, nastąpi przekierowanie do wybranej platformy płatności. Warunki świadczenia usług za pośrednictwem systemów płatności elektronicznej określają odrębne regulaminy dostępne na stronach dostawców.
§5
Przedsiębiorca wyraża zgodę na stosowanie przez Usługodawcę w rozliczeniach faktur elektronicznych w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
§6
- Jeżeli Przedsiębiorcą jest PB jednoosobowy, wówczas przysługuje mu prawo odstąpienia od umowy zawartej z AHEAD GROUP, bez podania przyczyn, w terminie 14 dni od dnia, w którym zawarł umowę z AHEAD GROUP.
- Aby skorzystać z prawa odstąpienia od umowy, Przedsiębiorca powinien poinformować AHEAD GROUP o swojej decyzji o odstąpieniu od umowy w drodze jednoznacznego oświadczenia (na przykład złożonego na piśmie przesłanym pocztą lub pocztą elektroniczną na adres info@aheadgroup.com.pl).
- Przedsiębiorca może skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia od umowy, udostępnianego przez AHEAD GROUP, jednak nie jest to obowiązkowe.
- Aby zachować termin do odstąpienia od umowy, wystarczy, aby Przedsiębiorca wysłał informację dotyczącą wykonania przysługującego mu prawa odstąpienia od umowy przed upływem tego terminu.
- W przypadku odstąpienia od umowy AHEAD GROUP zwraca Przedsiębiorcy wszystkie otrzymane od niego płatności niezwłocznie, a w każdym przypadku nie później niż 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia Przedsiębiorcy o odstąpieniu od umowy. AHEAD GROUP dokona zwrotu płatności przy użyciu takich samych sposobów płatności, jakie zostały użyte przez Przedsiębiorcę w pierwotnej transakcji, chyba że Przedsiębiorca wyraźnie zgodził się na inne rozwiązanie i nie wiąże się ono z powstaniem dodatkowych kosztów.
- Prawo odstąpienia nie przysługuje PB jednoosobowemu w odniesieniu do umowy o świadczenie usług, jeżeli AHEAD GROUP wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą PB Jednoosobowego, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy.
- Jeżeli oświadczenie o odstąpieniu od umowy jest złożone po rozpoczęciu wykonywania usługi przed upływem terminu na odstąpienie od umowy, PB jednoosobowy jest zobligowany do uiszczenia zapłaty za świadczenia spełnione do chwili złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy.
- Postanowienia niniejszego paragrafu nie znajdują zastosowania do Przedsiębiorców, którym nie przysługuje status PB Jednoosobowego.
§7
- Usługa udostępnienia adresu wirtualnego biura jako adresu siedziby Przedsiębiorcy, świadczona jest na rzecz Przedsiębiorców, prowadzących działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego. - Usługa, o której mowa w ust. 1, może być świadczona również spółkom handlowym w organizacji, spółkom handlowym w przypadku, gdy posiadają inny adres zakładu głównego.
- Adres wirtualnego biura nie może służyć jako adres przechowywania ksiąg podatkowych Przedsiębiorcy.
- Zawarcie umowy na świadczenie usługi upoważnia AHEAD GROUP do przekazywania innym upoważnionym podmiotom posiadanych informacji o Przedsiębiorcy.
- W przypadku korzystania z adresu wirtualnego biura do celów określonych w ust. 1 po ustaniu obowiązywania Umowy,
o której mowa w §1 ust. 4, AHEAD GROUP niezwłocznie po powzięciu informacji o tym fakcie powiadomi właściwy organ rejestrowy o bezprawnym posługiwaniu się adresem przez Przedsiębiorcę.
§8
- Korespondencja adresowana do Przedsiębiorcy może być odbierana przez Przedsiębiorcę lub osobę działającą w jego imieniu albo przez pracownika-przedstawiciela AHEAD GROUP w ramach usługi biura wirtualnego.
- Odbiór korespondencji będzie odbywał się w każdy dzień powszedni.
- AHEAD GROUP będzie informował najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych o odbiorze korespondencji poprzez pocztę elektroniczną na adres podany w umowie.
- AHEAD GROUP nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie korespondencji Przedsiębiorcy.
- Odebrana korespondencja jest przechowywana przez okres jednego miesiąca lub przesyłana zleceniodawcy w ramach odrębnej usługi.
- W przypadku upływu terminu przechowywania korespondencji, AHEAD GROUP przekaże korespondencję Przedsiębiorcy
na adres wskazany w umowie na jego koszt. - Odbiór przesyłek płatnych jest możliwy wyłącznie po przekazaniu AHEAD GROUP środków finansowych pozwalających
na pokrycie kosztów odbioru. - AHEAD GROUP nie będzie przyjmować jakichkolwiek przedmiotów o wadze przekraczającej 5 kg ani też przedmiotów zawierających jakiekolwiek materiały niebezpieczne, żywe lub ulegające rozkładowi, a także ma prawo według własnej decyzji zwracać nieodebrane przedmioty lub odmówić przyjęcia dowolnej ilości przedmiotów uznanych za nieracjonalne lub bezprawne.
- Dostęp do najmowanej przez Przedsiębiorcę powierzchni biurowej możliwy jest w godzinach od 8:00 do 20:00, po wcześniejszej rezerwacji; chyba że ustalono inaczej z Przedstawicielem AHEAD GROUP.
§9
- Korespondencja odbierana przez AHEAD GROUP na zasadach określonych w 8, może być przesyłana na adres wskazany przez Przedsiębiorcę na jego koszt (przesyłka za pobraniem).
- Przesyłanie korespondencji może następować w terminie określonym w umowie.
- Przedsiębiorca może upoważnić AHEAD GROUP do otwierania korespondencji i przesyłania kopii pocztą elektroniczną.
- AHEAD GROUP może odmówić skanowania i przesyłania publikacji, czasopism, katalogów reklamowych oraz materiałów wielkoformatowych.
§10
AHEAD GROUP świadczy usługi skanowania i kopiowania dokumentów zleceniodawcy oraz wydruku dokumentów przekazanych drogą poczty elektronicznej.
§11
- Reklamacje dotyczące świadczenia usług, w tym świadczenia usług drogą elektroniczną przez AHEAD GROUP można składać pisemnie na adres AHEAD GROUP podany w postanowieniu § 1 pkt. 1 lit. a lub mailowo na następujący adres e-mail: info@aheadgroup.com.pl.
- W reklamacji należy podać: dane kontaktowe Przedsiębiorcy umożliwiające udzielenie odpowiedzi na złożoną reklamację oraz opis zdarzenia będącego podstawą reklamacji.
- AHEAD GROUP ustosunkuje się do reklamacji w terminie 14 dni od daty ich otrzymania.
§12
- Przedsiębiorca gwarantuje, że nie będzie korzystać z żadnych praw nabytych na mocy niniejszej Umowy w jakichkolwiek nieprzyzwoitych, bezprawnych lub obraźliwych celach oraz że w żaden sposób nie narazi na szwank reputacji AHEAD GROUP. Przedsiębiorca w żaden sposób nie wykorzysta lub nie uwzględni nazwy AHEAD GROUP w całości ani w części, w jakichkolwiek celach handlowych. AHEAD GROUP zastrzega sobie prawo do współpracy z wszelkimi oficjalnymi organami państwowymi w przypadku, gdy współpraca taka wymagana jest przepisami prawa.
- W trakcie korzystania z Serwisu oraz korespondencji z AHEAD GROUP zakazane jest podawanie treści o charakterze bezprawnym.
§13
- AHEAD GROUP ma prawo do jednostronnej zmiany Regulaminu na zasadach określonych w postanowieniach niniejszego paragrafu, w przypadku wystąpienia jednej z następujących przyczyn:
- wprowadzenia przez AHEAD GROUP nowych usług, związanych z Serwisem,
- zmiany przepisów prawa, które powodują konieczność dostosowania do nich postanowień Regulaminu, jak w szczególności zmiany przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ochronie danych osobowych, w przypadku wystąpienia tej przyczyny Regulamin może być zmieniony w zakresie niezbędnym do dostosowania jego treści do nowych wymogów prawnych.
- W przypadku wystąpienia jednej z powyższych przyczyn, AHEAD GROUP poinformuje za pośrednictwem Serwisu o nowej treści Regulaminu na co najmniej 14 dni przed dniem wejścia w życie planowanych zmian.
§14
- Załącznikiem do Regulaminu jest cennik usług Wirtualnego biura.
- Sądem właściwym dla rozpoznawania sporów objętych Regulaminem jest Sąd właściwy dla siedziby AHEAD GROUP, z wyłączeniem sporów z PB jednoosobowym, gdzie zastosowanie znajdą ogólnie obowiązujące przepisy prawa dotyczące właściwości sądów.
- Regulamin dostępny jest na stronie internetowej smartoffice.com.pl.
- Regulamin wchodzi w życie z dniem 2021-09-01